Hace tiempo, algunos creían que el teletrabajo era «otra extravagancia millennial». Ahora es un enfoque globalmente aceptado acerca de cómo trabajamos y vivimos, a la vez que representa la oportunidad de adquirir talento en cualquier parte del mundo. El Foro Económico Mundial lo considera como uno de los impulsores de la transformación laboral.
Aun así, muchos empleadores están preocupados de que el esquema de home office equivalga a estar en pijama y ver Netflix. En realidad, como verás más adelante, suele llevar a que los empleados sean más productivos.
Si necesitas implementar el home office por un tiempo o quieres explorar sus posibilidades a largo plazo, esta guía es para ti. Conocerás el ámbito del trabajo remoto y qué necesitas para implementarlo en tu organización.
¿Qué es home office?
El esquema de home office es una de las formas de teletrabajo donde se trabaja desde casa, utilizando canales de telecomunicación como email, videoconferencias, mensajería instantánea y llamadas telefónicas en vez de ir a la oficina.
Implica un acuerdo de trabajo entre una empresa y un empleado, a pesar de que no se realiza en el mismo espacio físico que la compañía. Home office es una de las modalidades de teletrabajo que, por su parte, involucra cualquier tipo de colaboración no presencial.
Estadísticas sobre el teletrabajo en 2020
Para que tengas una visión clara acerca del trabajo remoto, conoce estas estadísticas:
- De acuerdo con FlexJobs, 41 % de los negocios a nivel global reporta que utiliza el esquema de teletrabajo, en alguna medida.
- La misma fuente menciona que 75 % de los trabajadores remotos no cambiaría de esquema laboral en toda su carrera.
- Cerca del 60 % de los empleados remotos considera que su felicidad y productividad son mejores en este tipo de empleo.
- Un estudio publicó que México tiene más de 2 millones y medio de teletrabajadores; Argentina, más de un millón; Chile, medio millón y Colombia 122 mil. Costa Rica cuenta con más de 30 mil trabajadores remotos.
- Cerca de 4.3 % de la población económicamente activa de España labora en este esquema.
Estos son tiempos de cambio y se espera que el teletrabajo aumente conforme pasen los años. Por eso se estima que 42.5 % de las fuerzas laborales de todo el mundo trabajarán fuera de la oficina en 2022.
ACLARATORIA: ¡Esto NO ES una oferta de empleo!
Los 3 tipos de teletrabajo
Para evitar confusiones en lo que significa el teletrabajo para tu empresa, conoce los distintos tipos. Aquí nos centraremos en los dos primeros:
- Teletrabajo total: este esquema se da cuando un empleado trabaja completamente de forma remota. En ese caso, tiene la libertad para laborar ya sea desde su casa o en otro lugar que no es la oficina, como un parque público o una cafetería, por ejemplo.
- Teletrabajo parcial: este es uno de los tipos de trabajo remoto más comunes. Los empleados están comprometidos a ir a la oficina únicamente ciertos días por semana.
- Teletrabajo autónomo: el teletrabajador autónomo no pertenece a una organización, sino que mantiene contratos como profesional independiente, por lo que suele trabajar en más de un proyecto a la vez. Es comúnmente conocido como freelancer.
¿Qué tipos de empresas ofrecen home office?
Aunque es una opción extraordinaria, el esquema home office no es una solución universal. Las actividades que requieren contacto cara a cara, manejo de equipos o algún tipo de presencia física no se prestan bien a entornos remotos.
En cambio, el teletrabajo funciona particularmente bien para estas industrias:
- Ventas (particularmente las inside sales) y marketing
- Servicio al cliente
- Cuidado de la salud
- Tecnologías de la información y cómputo
- Educación y capacitación profesional
- Administración
Las compañías de cualquier tamaño que implementan el teletrabajo reportan ahorros multimillonarios. Por supuesto, hay ambientes de trabajo virtuales que resultan mejores que otros. La clave está en elegir cuidadosamente a los candidatos a un puesto virtual, de acuerdo con las funciones requeridas y su desempeño anterior y experiencia.
Si necesitas encontrar trabajadores remotos, tienes opciones como publicar el trabajo en LinkedIn, Indeed, InfoJobs o en el buscador de empleo de tu elección, dejando en claro a los postulantes en cuál esquema laborarán.
ACLARATORIA: ¡Esto NO ES una oferta de empleo!
Las ventajas y desventajas del teletrabajo
El teletrabajo beneficia tanto a empleadores como a empleados, pero no está exento de inconvenientes. Analiza cada aspecto a fondo:
Pros y contras del teletrabajo para tu negocio
No todo mundo puede ser un teletrabajador excelente. Solo unos pocos pueden organizarse y comunicarse de manera efectiva desde cualquier lugar, sin ningún esfuerzo.
Lo positivo es que ahorrarás espacio en la oficina, lo que significa que, cada vez que tu empresa crezca, no tendrás que preocuparte por tener un establecimiento más amplio. Y esto es crítico cuando piensas que el gasto promedio de muebles de oficina, cada 4 personas, puede ser cercano a los 187 mil dólares. Esto aumenta si tienes en cuenta el coste del inmueble, las adecuaciones y los servicios.
Limitar la cantidad de empleados que va a la oficina reduce los gastos generales. Todavía mejor, puedes incrementar la satisfacción y retención del talento, lo que nos lleva a la sección siguiente.
Pros y contras del teletrabajo para los empleados
Desarrollar la motivación y la disciplina necesarias para trabajar desde casa es posiblemente lo más desafiante. Algunos trabajadores remotos también informan sentirse solos o sin una dirección clara. Si difundes las claves para trabajar en remoto, habrá mejores resultados.
Mientras ahorran tiempo y dinero, a la vez que ayudan a reducir la contaminación vehicular, la mayoría de los teletrabajadores descubren que trabajar desde casa fomenta el balance entre la vida laboral y personal. También puede proveer un ambiente libre de distracciones y estrés, así como una sensación de mayor control sobre su trabajo.
Juntos, estos beneficios hacen que los empleados estén contentos. Y los empleados felices suelen ser extraordinariamente buenos. 71 % de los empleados remotos afirma que es feliz en su trabajo, mientras que solo 55 % de los empleados de oficina piensa lo mismo. Por tanto, cuanto más trabajadores remotos tiene una compañía, fomentará una productividad más alta y retendrá por más tiempo a su fuerza laboral.
En cuanto a las ventajas y desventajas del teletrabajo en general, debes tener en cuenta que las prioridades de la empresa y el empleado deben estar alineadas.
Por ejemplo, ¿es la colaboración en persona más importante que prepararte para el crecimiento de tu empresa? Quizá todavía no sea el momento adecuado para que tus empleados trabajen a distancia completamente. Aun así, es posible que implementes gradualmente la tecnología y las políticas para la gestión de equipos remotos.
Considera tus opciones y establece un compromiso organizacional que te ayude a hacer una transición favorable.
Cómo crear una política o lineamientos de teletrabajo para tu empresa
Sabemos que comenzar una forma de trabajo nueva puede hacer que los lineamientos queden en segundo plano, especialmente si adoptarás el esquema de home office por un periodo determinado. Más de la mitad de las empresas que utilizan el trabajo remoto no cuentan con una política al respecto. Y es necesario que estés en esa parte que sí formaliza su nueva forma de organización.
Si te preguntas por qué, ten en cuenta que con una fuerza laboral fuera de la oficina es probable que las expectativas y procedimientos no estén claros. Sin una política establecida, poco a poco surgirán problemas de comunicación; mientras que con su ayuda lograrás que los objetivos estén a la vista de todos desde un inicio.
6 parámetros para una política de teletrabajo
Aunque hay ciertos parámetros que funcionan para la mayoría de las organizaciones, eres libre de ajustar los requerimientos de acuerdo con las leyes aplicables y los requisitos de tu industria.
Comienza a construir tu política de teletrabajo desde estos aspectos:
- Elegibilidad y aprobación de los candidatos
- Flexibilidad
- Equipamiento y ciberseguridad
- Espacio de trabajo y ubicación
- Comunicación
- Cuidados familiares
Para cada cláusula, responde algunas preguntas relevantes:
1. Elegibilidad y aprobación de los candidatos
- ¿Necesitas un proceso formal para evaluar y aprobar a los nuevos empleados remotos?
- ¿Estás buscando actitudes específicas o una ética de trabajo entre los candidatos, tales como las habilidades para comunicar o una alta capacidad de respuesta?
- ¿Deberían ser evaluados por supervisores o directivos?
Por ejemplo, si establecerás un equipo de ventas internas, que es altamente especializado, deberás tener muy en cuenta este aspecto.
2. Flexibilidad
- Si los empleados no harán home office toda la semana, ¿cuántos días lo tienen permitido? ¿Esta posibilidad depende de la antigüedad u otros factores?
- ¿Es necesario que estén disponibles para comunicarse dentro de un horario laboral típico?
- ¿Tienen la libertad de elegir sus tiempos a medida que hacen el trabajo?
Puedes analizar los beneficios de la flexibilidad horaria antes de establecer tus políticas.
3. Equipamiento y ciberseguridad
- ¿Darás a tus trabajadores remotos algún equipo como computadoras, teléfonos, escritorios o suministros de oficina?
- ¿Quién poseerá y mantendrá cada equipo?
- ¿Es suficiente implementar contraseñas para proteger los datos corporativos, o necesitas cifrado y rastreo GPS?
- ¿Deberían los empleados evitar cualquier fuente de wifi no seguro?
4. Espacio de trabajo y ubicación
- ¿Tus empleados deben acondicionar un espacio de oficina?
- ¿Debería ser un espacio con medidas de seguridad? Consulta con tu equipo legal, pues podrías tener responsabilidades por lesiones dentro del tiempo de trabajo.
- En cuanto a la ubicación de tus teletrabajadores, ¿deberían estar dentro de cierta zona o están limitados a permanecer en una localidad o país?
5. Comunicación
- ¿Cuáles son las mejores formas para que los empleados se comuniquen contigo?
- ¿Establecerás llamadas regulares para dar avisos y recibir reportes?
- ¿Habrá reuniones virtuales, tal vez cada mes o trimestre?
- ¿Cómo harás que todos se puedan comunicar de una forma más fácil y fluida?
6. Cuidado familiar
El balance entre trabajar desde casa y los cuidados del hogar puede ser complicado. Es necesario que tus empleados programen tiempos para dedicarse a sus asignaciones, aunque también debes considerar si enfrentan situaciones especiales al cuidar de un familiar, por ejemplo.
Hazles saber que podrán diseñar sus jornadas de acuerdo con sus necesidades individuales, pero es también importante que establezcas reglas al respecto para todos. Logra que la consistencia predomine y evita favorecer a unos más que a otros.
Ahora que conoces los parámetros, es probable que debas actualizar tus políticas cada cierto tiempo, tras analizar qué ha funcionado y qué no.
Buenas prácticas para la gestión remota de equipos
Ya conoces las ventajas y desventajas, así como las políticas y las estadísticas sobre el teletrabajo. Es tiempo de ver las buenas prácticas para conseguir el equipo remoto de tus sueños.
1. Utiliza una plataforma de comunicación
Logra que la transición de la comunicación presencial a la virtual sea todo un éxito. Una ventaja de las conferencias virtuales planificadas es que reducen las conversaciones improvisadas y son más efectivas para lograr resultados.
Prueba con herramientas de video y audioconferencia como Zoom, Skype Empresarial o Slack. Estas plataformas te ayudarán no solo a colaborar. Puedes utilizar la creatividad e iniciar dinámicas para aumentar la confianza y mejorar las relaciones entre el equipo, como compartir fotos divertidas o establecer chats informales.
2. Busca soluciones en la nube
Es fácil perder de vista los proyectos dentro de un equipo disperso. Aprovecha el alojamiento de archivos en la nube como Dropbox y Google Drive para sincronizar y almacenar el trabajo en línea.
Trello, Basecamp, GSuite, Microsoft Teams, Moo.do, Asana, Monday, Zoho Projects, TeamViewer, GoToMeeting, Join.me y/o Google Hangouts son herramientas que pueden mantener a todos organizados y en un seguimiento continuo de la productividad.
3. No te conviertas en un fantasma
Aunque no es adecuado que rastrees cada movimiento de tu equipo, sí que debes estar disponible para todos los miembros y ofrecerles apoyo, al tiempo que realizas un seguimiento del progreso y los mantienes informados. Puedes establecer la asesoría individual una vez por semana.
Una reunión presencial, ya sea trimestral o anual, es un esfuerzo adicional que ayudará a todos a sentirse parte del equipo.
4. Celebra el éxito
Técnicamente, la retroalimentación es parte de las asesorías. Pero también es un aspecto que al trabajar de manera remota es más fácil de olvidar, a la vez que es crucial para el éxito.
Para crear una gran cultura de retroalimentación:
- Involucra a todo el equipo.
- Haz reuniones individuales para ofrecer los comentarios constructivos de la mejor manera.
- Cuando tus empleados hagan un trabajo excelente, ¡hazlo saber!
Aunque parece evidente, algunos supervisores tienden a dejar solos a sus trabajadores remotos y el equipo se verá en la necesidad de «leer la mente» de su superior. En cambio, la comunicación positiva y detallada ayuda a fomentar un espíritu colaborativo.
Fomentar estas buenas prácticas es esencial en áreas exigentes como el marketing o las ventas.
Tienes todo para tu estrategia de home office. Ahora es momento de que pruebes lo que funciona mejor para tu equipo y para ti. Evalúa si el esquema de teletrabajo es una opción momentánea o permanente.
Ten en cuenta la oportunidad que tienes para hacer feliz a tu equipo y aumentar la productividad en un ambiente cambiante. Así te mantendrás a la vanguardia.
