Harward Business Review ha publicado un excelente artículo de Elizabeth Saunders titulado ‘How Office Control Freaks Can Learn to Let Go’, en el que la autora explica cómo dejar de controlar los detalles cuando tienes nuevas responsabilidades, aprendiendo a delegar y distribuir las tareas y creando sistemas de seguimiento para asegurar los resultados.
El problema se origina, según la autora, cuando a un profesional altamente calificado y eficiente en su trabajo, recibe un ascenso y pasa de hacer el trabajo en si a dirigirlo. Muchos profesionales altamente cualificados experimentan una lucha interna cuando ascienden desde puestos en los que se destacaban individualmente, a puestos que les obligan a depender del trabajo realizado por otros.
Por un lado, se enorgullecen de saber más que nadie sobre su área y tienen mucha confianza en sus capacidades para hacer un trabajo excepcional. Por el otro, el alcance de sus nuevas responsabilidades hace que ya no les resulte posible, ni deseable, mantenerse al tanto de todos los detalles.
Si tienes a tu cargo un creciente número de proyectos o de personas, la única manera de recuperar la sensación de control es, paradójicamente, dejando de lado el control.
Esto requiere que te enfrentes a temores como: “Tal vez no se hará de la manera que yo lo hubiera hecho”. O “Tal vez voy a tener que aplazar una respuesta en lugar de conocerla inmediatamente”.
También es necesario redefinir el control, pasar de “tener cada detalle en tu cabeza” a “tener el nivel correcto de perspectiva general para tomar decisiones con suficiente información y tener los sistemas adecuados en su sitio, para saber cuándo es momento de hablar con alguien o cuando necesitas llevar adelante la siguiente acción.” Y es necesario redefinir tus competencias para “ayudar a los demás a hacer un buen trabajo,” en vez de “trabajar bien tú solit@”.
He aquí cuatro pasos para poner en acción este cambio de mentalidad, para lograr un mayor sentido de paz y control, empoderar a los que te rodean:
4 Pasos Para Dejar De Controlar Los Detalles
Paso 1. Evalúa cuidadosamente lo que sólo tú puedes hacer
Si sigues teniendo responsabilidades añadidas a tu cargo – como más personas para gestionar o más proyectos para supervisar – te sobrecargarás, a menos que previamente estuvieras trabajando por debajo de tu capacidad.
Para contrarrestar esta carga extra de tiempo, tienes que examinar cuidadosamente lo que sólo tú puedes hacer haciéndote estas preguntas:
- ¿Podría alguna otra persona completar esta labor a un nivel aceptable?
- ¿Podría alguien hacer parte de este proyecto?
- ¿Podría otro hacer el proyecto inicial, así yo sólo tendría que revisar y «ajustar»?
- ¿Este trabajo me impide hacer mis actividades de mayor valor?
Paso 2. Difiere pronto y con frecuencia
Diferir es diferente a delegar. Delegar es dar el trabajo a alguien, quedando fuera de tu responsabilidad personal. En cambio, si bien diferir incorpora delegar, también implica pasar las actividades a la persona o personas apropiadas, antes de que la tarea llegue a tu lista de tareas pendientes.
Para ello es necesario desviar las tareas aleatorias que realmente deben ir a parar a otra persona – incluso cuando podrías ayudar. Por ejemplo, si alguien te hace una pregunta de IT cuando hay un departamento IT a tiempo completo, dirígeles amablemente al departamento de informática. O si alguien te pregunta acerca de un proyecto del que ya no formas parte, dirígele a alguien que esté actualmente en el equipo. O si estás invitada/o a asistir a una reunión en la puedes ofrecer una idea, pero otros asistentes podrían probablemente ofrecer algo similar, considera no ir.
No te ofrezcas como voluntaria/o para actividades adicionales si ya no puedes lograr hacer las cosas de tu propia lista de tareas. Si estás acostumbrada/o a hacerlo todo tú misma/o y sientes orgullo de ser capaz de resolverlo todo, esto te hará sentir incómoda. Incluso podrías sentir que no estás trabajando en equipo.
Pero piénsalo de esta manera: al final, diferir las tareas que otros pueden hacer es una muestra de respeto hacia la competencia de los demás, y permite a los otros disponer de la capacidad para hacer lo que antes sólo tú podías hacer – que es lo que realmente necesita tu equipo.
Paso 3. Crea sistemas de seguimiento simples y confía en ellos
Has delegado o diferido temas de los que tú tienes la responsabilidad de los resultados, ahora debes contar con sistemas de seguimiento para estar segura de que el trabajo se haga bien y en el tiempo previsto.
Para asegurarte de que esto suceda, tienes que tener dos elementos en cuenta:
- 1) Una ubicación consistente para saber cuáles son las actividades pendientes de tus proyectos actuales.
- 2) Una rutina consistente para su verificación.
Una ubicación consistente podría ser tan simple como un documento de Word o Excel en Google Drive, o una lista de tareas en Outlook para cada miembro de tu equipo. Para un mayor nivel de sofisticación, puedes usar un sistema de gestión de tareas como Asana.
En cuanto al momento de comprobar estas tareas, puedes hacerlo durante el tiempo de planificación semanal en el que revisas el estado de todos los proyectos; en una reunión periódica con la persona responsable; o en el momento adecuado antes de la fecha de entrega.
Para que puedas confiar en el sistema, asegúrate de que todas las tareas delegadas están en el documento de Word o Excel dentro de Google Drive, o en la lista de tareas de Outlook que estés utilizando para su seguimiento, y que las fechas para hacer el seguimiento están en tu agenda (Google calendar o el sistema que utilices).
Paso 4. Resiste la tentación de retomar el control
Una vez que empiezas a dejar de lado el control, inevitablemente, habrá un momento en el que algo no se hará de la manera que tú prefieres. Tu reacción instintiva será culparte por soltar las riendas – “¿Por qué tuve que dejar que otra persona hiciera esto?” – lo que normalmente provoca ira o frustración.
Pero en vez de poner inmediatamente la tarea de nuevo en tu agenda, transforma esta situación en una oportunidad para el aprendizaje. En primer lugar, evalúa si puedes hacer algo diferente en el futuro.
En segundo lugar, ayuda a quien hizo el trabajo a entender lo que necesita saber para completar el trabajo con éxito la próxima vez. A menudo, no sabrás lo que salió mal hasta que realmente profundices en el asunto.
Por último, recuerda que debes concentrarte en tu propio trabajo (de mayor valor), en lugar de dejar que el miedo a soltar evite que hagas una mayor contribución a tu organización.
En conclusión
Para dejar de hacer y controlar todo personalmente en el trabajo, debes evaluar cuales son las tareas que sólo puedes hacer tú; luego diferir y delegar el resto a los miembros de tu equipo.
No olvides crear sistemas de seguimiento simples y tomar el control de todo el proceso, dejando que los miembros de tu equipo se encarguen de las tareas individuales, aunque tú podrías hacerlas mejor.
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