Gestión de Proyectos: Seis Aspectos Importantes

La Gestión de Proyectos es una de las habilidades más esenciales que se requieren actualmente en los negocios. La realidad de las empresas es que tanto el entorno, los requisitos y las necesidades y demandas de los clientes están cambiando constantemente, pero las estructuras de negocio, los procesos y el diseño de la organización no fueron pensadas para el cambio sino para la estabilidad.

El foco se ubica en la repetibilidad y previsibilidad, en hacer la misma cosa una y otra vez, en cumplir con los acuerdos de nivel de servicio y de gestión de riesgos.

Esto funciona bien cuando se trata de las operaciones del día a día, pero no tan bien para cuando se trata de aplicar una nueva tecnología, cumplir con los requisitos de una nueva legislación o desarrollar un nuevo producto.

Aquí es donde cobra importancia la gestión de proyectos, mientras que la estructura de la organización normal se desarrolló para la estabilidad, los proyectos están diseñadas para el cambio. Mientras que los procesos normales de la empresa se repiten religiosamente, los proyectos son esfuerzos individuales que comienzan y terminan.

Seis (6) Aspectos Importantes de la Gestión de Proyectos:

1.- Definir el Estado Final o Entregable

Si no sabes a dónde vas no va a llegar allí. Es importante establecer un objetivo claro para un proyecto, éste debe incluir un mapa detallado de cómo la organización va a funcionar una vez que se termine el proyecto, los resultados esperados y las diferencias tangibles esperadas. Es de suma utilidad definir claramente los parámetros que indican la evidencia de éxito o ¿cómo sabemos que vamos bien?

2.- Comprender los Requisitos de los Recursos

Los proyectos son una inversión, se necesita personal, instalaciones y apoyo financiero para que esto ocurra. Para tomar una decisión se debe considerar el costo total del proyecto. Esto también debe incluir factores como los costes adicionales y los famosos costos de oportunidad.

mujer pizarra

3.- Obtener Aprobación

Los proyectos, por definición a menudo producen un impacto en toda la organización. Las cosas que se hagan también pueden afectar el día del día del negocio durante la implementación, puede ser necesario que el personal realice tareas adicionales, se pueden producir retrasos en las operaciones y podrían verse afectados los clientes normales.

Para que un proyecto tenga éxito, es crítico conseguir su aprobación y que además “compren” el proyecto. Explicar claramente los efectos que tendrá el proyecto sobre las operaciones diarias durante la implementación es una consideración importante en la obtención de la aprobación.

4.- Programación Detallada y Planificación

“Ningún plan resiste el primer contacto con el enemigo”

Esta es una cita muy conocida atribuida a Helmuth von Moltke, un famoso estratega militar prusiano. Sin embargo, contrariamente a la creencia popular, la cita no es “anti- planificación” es, de hecho, pro-planificación, el punto que von Moltke quería destacar es que la planificación es esencial, pero que en realidad los acontecimientos no suceden como se predijeron, pero la planificación es la que crea la capacidad de anticipar y reaccionar a las situaciones que se producen.

En la gestión de un proyecto, son fundamentales la programación detallada y la planificación, pero es tan importante como la idea de que un plan es sólo una posibilidad en constante evaluación y que la re-planificación es un hecho de la vida cotidiana, los planes no están congelados, están vivos.

5.- Hacer el Trabajo

Aquí es donde sucede la magia, las ideas, los presupuestos y el calendario y las personas confluyen para hacer que las cosas sucedan. Se asigna el trabajo y se forman los equipos, se acuerdan los presupuestos detallados y las estimaciones.

Luego llega la realidad, las tareas requieren más tiempo y costarán más, los miembros del equipo y las partes interesadas tienen diferentes opiniones, argumentan y se culpan unos a otros cuando se producen acontecimientos inesperados, se cambia de opiniones y el proyecto comienza a fallar…

La organización del trabajo, la comunicación, la gestión y la resolución de problemas son las habilidades clave necesarias en esta etapa.

6.- Hacer Realidad el Cambio

En última instancia los proyectos tratan de hacer realidad el cambio. Pero las organizaciones y a las personas tienen aversión al cambio por naturaleza. Se deben consideran estrategias de cambio formales como el Enfoque de 8 Pasos de Phillip Kötter.

Conclusiones

La gestión de proyectos también conocida como gerenciamiento o administración de proyectos o directamente Project management, es la disciplina que reúne los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, para cumplir con el trabajo requerido para desarrollar un proyecto, tanto en lo referente a cumplir con el alcance, como los límites de tiempo y costo definidos, en lo posible sin estrés y dentro de un buen clima de trabajo.

Gestionar un proyecto requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes para llevarlo a buen puerto.

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